Para substituir o controle manual ou mecânico do tempo por soluções mais modernas, os empregadores enfrentam a possibilidade de controle via internet. Muitas vezes existem perguntas sobre esses sistemas de pontos, sua operação e sua capacidade de cumprir a lei. Você já fez a mesma pergunta? Este é exatamente o assunto da publicação de hoje.

Como você pode imaginar, o controle de ponto online é a solução para fiscalizar e gerenciar melhor as horas trabalhadas, faltas e extras dos funcionários. Essa alternativa não apenas substitui os sistemas manuais e mecânicos tradicionais, mas também representa o desenvolvimento do controle eletrônico de pontos.

Isso ocorre porque supera as vantagens dos pontos eletrônicos, como reduzir falhas e fraudes e fornecer mais funções para verificar o horário.

Além disso, a implementação de uma solução de controle de pontos on-line é mais viável financeiramente. Outros tipos de sistemas de marcação têm altos custos iniciais e requerem manutenção frequente. Por sua vez, os Controles de Ponto da Internet também podem ser contratados, é o caso de Software como Serviço (SaaS). Em outras palavras, os empregadores pagam apenas pelo número de funcionários, para que possam ser expandidos.

Controle na Internet e as Leis

A transição de sistemas manuais para sistemas online sempre levanta dúvidas sobre a legislação de controle de pontos. Portanto, é importante entender que o controle de tempo na internet é completamente legal. Obviamente, desde que a empresa que fornece a tecnologia atenda a todos os requisitos necessários.

Quando nasceu, amparado pela Lei nº 7855, o registro de pontos era controverso, porque era feito através de um sistema que reconhecia a possibilidade de fraude, e a fraude muitas vezes levava a disputas trabalhistas.

Em 2009, a situação melhorou ao abrigo do Regulamento n.º 1510 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) . O método de ponto eletrônico cria regras claras para o sistema ser usado no controle de pontos, como:

• Capacidade de armazenar dados point-in-time para cada funcionário;
• Possuir um relógio ou registro de ponto eletrônico (REP) que gere prova de um carimbo de data/ hora a ser mantido por cada funcionário;
• Ter o REP disponibilizado no local de trabalho para as marcações.

Como resultado, embora a questão da fraude tenha sido abordada, as novas regras não tratam de questões com trabalhadores remotos ou equipes externas. Portanto, para incluir soluções de controle de pontos da Internet (como o Ponto Secullum Web), o Regulamento MTE 373 foi criado. É importante que as soluções contratuais sigam corretamente os princípios orientadores dos regulamentos.

Controle de Ponto pela Internet

Importante mencionar que o controle de pontos via internet tem custos mais baixos e está completamente dentro do escopo da lei. No entanto, você precisa entender mais vantagens. Por estar conectada à internet, a solução facilita o registro de funcionários. Além disso, ele também pode marcar compromissos automaticamente, o que facilita o gerenciamento de turnos, horários e até a organização de horas de trabalho.

Portanto, o controle de tempo da internet também pode otimizar processos ao calcular planejamentos. Do trabalho diário dos funcionários ao cumprimento das tarefas e obrigações de gerenciamento dos empregadores, essa tecnologia se tornou  aliada do trabalho diário da empresa.

Portaria 373

Em 25 de fevereiro de 2011, o Regulamento 373 do MTE (Ministério do Trabalho e Emprego) foi promulgado para flexibilizar alguns requisitos relacionados ao controle eletrônico de pontos. Como resultado, abriu-se a porta para outros sistemas, como software móvel para smartphones e tablets.

Por um lado, se este novo regulamento suplementar o Decreto nº 1510/2009 sobre a legitimidade de outras opções que controlam o horário de trabalho dos funcionários, não melhorará, necessariamente, sua segurança jurídica. Portanto, é necessário tomar algumas precauções para implementar uma solução móvel e analisar se é melhor para sua empresa ou organização.

Nova Legislação Trabalhista

O Regulamento do Ministério do Trabalho e Emprego nº 373/2011 tem como objetivo fornecer um método alternativo de controle de pontos de funcionários para empregadores que tenham dificuldade em usar o SREP (Sistema de Registro de Pontos Eletrônicos) sob o Regulamento nº 1510/2009.

Sobre as novas regras, as organizações que consideram os funcionários que executam um trabalho externo ou trabalham na residência ou empresa do cliente podem ser consideradas para adotar um sistema de ponto alternativo a Portaria 1.510. Eles até espalham suas equipes para fazer negócios em diferentes locais e o Regulamento nº 373 estabelece alguns requisitos para isso.

O primeiro requisito é que o sistema utilizado seja autorizado por uma convenção ou acordo coletivo de trabalho. Em outras palavras, os trabalhadores devem chegar a um acordo através de seu sindicato, em negociações com a empresa ou sindicato dos empregadores, que algum método alternativo de controle seja usado. O regulamento introduziu outras condições que o sistema não pôde aceitar, como:

• Limite a marcação nesse ponto;
• Marcações automáticas;
• Requerimento de autorização prévia para reservar um dia adicional;
• Alterar ou excluir dados dos registros de ponto.

Nesse sentido, foram criados métodos para superar a falta de registradores de pontos eletrônicos (REPs) sobre o Regulamento MTE 1510/2009. O problema é que as chamadas reformas trabalhistas abrem uma gama de possibilidades para o relacionamento entre empregados e empregadores.

Agora, novos modelos de contratação podem ser acordados entre funcionários e empresas, como escritórios intermitentes e domésticos, e diferentes horas de trabalho, resultando em contratos que se sobrepõem a acordos e práticas coletivas. Isso pode ser problemático para os empregadores que usam métodos alternativos de controle de pontos, como em aplicativos móveis.

Como não é muito adaptável, pode ser difícil alinhar suas funções com aquelas impostas entre empregadores e empregados com base em horas trabalhadas, horas extras e faltas. Como cada funcionário pode ter suas próprias regras, o software com mau funcionamento pode complicar a tarefa de controlar um grande número de funcionários.

Importante pontuar que, em processos trabalhistas, o método de prova é frequentemente controverso porque, como o REP, o método de prova não é regulamentado. Portanto, a validade jurídica pode ser questionada através da participação de testemunhas e outras “evidências” apresentadas por ex-funcionários.

Se a organização opera em apenas um edifício e não possui tão poucos funcionários (como um ou dois), é ideal usar um REP aprovado de acordo com o Regulamento 1510/2009. Se o manipulador de ponto permite que observações sejam adicionadas aos registros e é mais seguro com comprovantes impressos e memória inviolável. No entanto, para aqueles que precisam de sistemas alternativos em vários momentos, o celular pode ser o sistema mais adequado.

Sistema Mobile de Controle

O chamado sistema de controle de ponto móvel é um software para computadores, smartphones e tablets projetado especificamente para planejar e gerenciar pontos de funcionários. Ao identificar a localização geográfica, o aplicativo pode gravar compromissos sem interferência humana.

Esses dados são, então, passados para um sistema em nuvem, que armazena os dados e permite que os gerentes e trabalhadores responsáveis pelo departamento de recursos humanos façam as próprias consultas.

O programa pode ser acessado a partir de qualquer dispositivo registrado, permitindo que os funcionários agendem seu acesso fora da sede (ou em várias sedes, escritórios domésticos e trabalhando com clientes). Como resultado, as empresas que têm dificuldade em mover funcionários inteiros para o mesmo ambiente para registro podem se beneficiar da flexibilidade dos aplicativos de controle móvel.